Bạn có thể biến nhiều trang giấy thành một PDF, điền thông tin và chèn chữ ký mà không cần máy quét. iPhone hỗ trợ quét trong Ghi chú, Tệp hoặc ứng dụng Xem trước tùy phiên bản iOS.
Cách quét tài liệu trong Ghi chú
1. Mở Ghi chú và tạo ghi chú mới.
2. Chạm nút Tệp đính kèm rồi chọn Quét tài liệu.
3. Đặt giấy trên nền phẳng, đủ sáng và tránh bóng đổ.
4. Giữ iPhone song song với mặt giấy. Máy có thể chụp tự động; chuyển sang thủ công nếu cần.
5. Điều chỉnh bốn góc để giữ đúng phần tài liệu.
6. Quét tiếp các trang còn lại rồi chọn Lưu.
Nếu dùng ứng dụng Xem trước trên phiên bản iOS có sẵn, mở Xem trước và chọn Quét tài liệu để tạo PDF trực tiếp.
Cách thêm chữ ký
1. Mở bản quét hoặc PDF.
2. Chọn Đánh dấu/Markup.
3. Chạm nút Thêm rồi chọn Chữ ký.
4. Tạo chữ ký bằng ngón tay hoặc chọn chữ ký đã lưu.
5. Kéo chữ ký đến đúng vị trí, điều chỉnh kích thước.
6. Chọn Xong và lưu một bản hoàn chỉnh.
Nếu cần điền chữ, dùng công cụ thêm văn bản. Phóng to để căn đúng ô và dùng màu dễ đọc. Với tài liệu pháp lý, xác nhận bên nhận chấp nhận chữ ký điện tử dạng ảnh trước khi gửi.
Quy trình hoàn chỉnh từ giấy đến file gửi đi
Bước 1: Chuẩn bị bản giấy
Làm phẳng tài liệu, bỏ ghim nếu che góc và đặt trên mặt bàn tương phản. Dùng ánh sáng từ hai bên thay vì đèn chiếu thẳng để giảm bóng. Nếu giấy có thông tin hai mặt, sắp xếp thứ tự trước khi quét.
Bước 2: Quét và kiểm tra từng trang
Sau mỗi lần chụp, nhìn bốn góc và chữ nhỏ. Nếu mất góc hoặc ảnh rung, quét lại ngay thay vì chờ đến cuối. Dùng bộ lọc màu cho giấy tờ có dấu hoặc hình ảnh; đen trắng phù hợp văn bản đơn giản khi cần file gọn.
Bước 3: Điền thông tin
Mở Đánh dấu, thêm hộp văn bản và dùng cỡ chữ gần với biểu mẫu gốc. Không đặt chữ quá sát đường viền. Với ngày tháng, mã hồ sơ và số tiền, phóng to kiểm tra từng ký tự.
Bước 4: Thêm chữ ký
Tạo chữ ký ở nơi riêng tư, đặt đúng ô và giữ tỷ lệ tự nhiên. Không kéo chữ ký méo theo chiều ngang hoặc dọc. Nếu tài liệu yêu cầu ký từng trang, kiểm tra đủ vị trí trước khi lưu.
Bước 5: Xuất và gửi
Lưu một bản hoàn chỉnh mới thay vì ghi đè bản chưa ký nếu quy trình cần đối chiếu. Đặt tên rõ ràng, mở lại file và gửi đúng người nhận. Với dữ liệu nhạy cảm, ưu tiên kênh truyền an toàn và xóa bản tạm không cần thiết.
Khi nào không nên chỉ dùng bản scan trên iPhone?
Một số thủ tục yêu cầu bản gốc, chữ ký số được chứng thực hoặc định dạng do cơ quan cung cấp. Chữ ký vẽ trong Markup không tự động trở thành chữ ký số theo nghĩa pháp lý. Hãy đọc yêu cầu của bên nhận trước khi gửi.
Nếu tài liệu nhiều chục trang, ảnh nhỏ hoặc cần OCR chính xác, máy quét chuyên dụng có thể cho chất lượng ổn định hơn. iPhone phù hợp cho nhu cầu nhanh, di động và khối lượng vừa phải.
Cách giảm dung lượng file
Chỉ quét phần giấy cần thiết, tránh nền bàn quá rộng và chọn màu khi thực sự cần. Không gửi cùng một tài liệu qua nhiều ứng dụng làm phát sinh bản sao. Nếu nén PDF bằng công cụ bên thứ ba, xem chính sách quyền riêng tư trước khi tải hồ sơ lên máy chủ của họ.
Checklist bảo mật hồ sơ
- Không quét trên iPhone mượn hoặc tài khoản dùng chung.
- Xóa ảnh chụp thử và bản nháp có dữ liệu cá nhân.
- Kiểm tra người nhận trước khi bấm gửi.
- Không lưu chữ ký mẫu ở nơi người khác dễ truy cập.
- Bật khóa màn hình và sao lưu thiết bị.
- Với CCCD, hợp đồng hoặc hồ sơ y tế, chỉ chia sẻ phần thực sự cần.
Checklist trước khi gửi
- Đủ số trang và đúng thứ tự.
- Không mất góc, con dấu, ngày tháng hoặc chữ nhỏ.
- Chữ ký nằm đúng ô, không che nội dung.
- File mở được trong Tệp và có tên rõ ràng.
- Đã che dữ liệu không cần thiết nếu gửi cho bên thứ ba.
- Gửi đúng người nhận và đúng kênh bảo mật.
Khắc phục bản quét mờ hoặc méo
Lau ống kính, tăng ánh sáng, đặt giấy tương phản với nền và giữ iPhone thẳng. Nếu ứng dụng bắt sai mép, chuyển sang chụp thủ công rồi chỉnh bốn góc. Với chữ rất nhỏ, quét từng trang ở khoảng cách gần hơn nhưng tránh làm mất mép.
Có thể quét nhiều trang thành một PDF không?
Có. Tiếp tục quét trước khi chạm Lưu; các trang sẽ nằm trong cùng tài liệu.
Chữ ký trên iPhone có giá trị pháp lý không?
Giá trị phụ thuộc loại giao dịch và yêu cầu của bên nhận. Hãy xác nhận trước khi dùng cho hồ sơ quan trọng.
Có nên gửi giấy tờ tùy thân qua ứng dụng chat không?
Chỉ gửi khi cần, đúng người nhận và qua kênh đáng tin cậy. Che thông tin không liên quan nếu quy trình cho phép.
Nếu camera không lấy nét, ảnh quét mờ ở mọi ứng dụng hoặc máy không lưu được tệp dù còn dung lượng, Di Động 3 Tốt có thể kiểm tra thiết bị. Hotline 0828.17.17.17.
Viết bình luận