Bạn thường xuyên phải tạo các loại tài liệu lặp đi lặp lại như:
Báo cáo công việc
Hợp đồng mẫu
Giáo án, phiếu bài tập
Hồ sơ xin việc, đơn từ
👉 Nhưng mỗi lần làm lại phải căn chỉnh từ đầu, gõ lại tiêu đề, chỉnh font, chỉnh lề... rất mất thời gian.
➡️ Giải pháp: Tạo và lưu Template (mẫu) Word cá nhân – chỉ cần làm 1 lần, sau đó mở lại và điền nội dung mới.
Trong bài viết này, Di Động 3 Tốt sẽ hướng dẫn bạn tạo, lưu và sử dụng template Word đúng cách – giúp tăng năng suất làm việc mỗi ngày.
📋 1. Template Word là gì?
Template (mẫu) trong Word là một file có định dạng .dotx hoặc .dotm chứa sẵn:
Cấu trúc tài liệu (tiêu đề, footer, định dạng lề, font chữ, màu sắc…)
Các phần cố định như logo, địa chỉ công ty, khung mẫu điền
Chỉ cần mở ra → điền nội dung → lưu lại thành file mới
🎯 Tiết kiệm thời gian – chuyên nghiệp – đồng bộ thiết kế
🛠️ 2. Cách tạo template Word cá nhân
✅ Bước 1: Soạn sẵn một tài liệu mẫu
Gồm các phần cố định bạn thường dùng:
Logo
Tiêu đề
Mục lục (nếu có)
Bố cục trang
Font chữ tiêu chuẩn
Ví dụ:
Hợp đồng mẫu: đã có sẵn tiêu đề, điều khoản, chữ ký
Giáo án mẫu: đã có khung ngày tháng, tên bài, mục tiêu bài học
✅ Bước 2: Lưu thành file template
Vào File > Save As
Chọn thư mục lưu (nên để Desktop hoặc Documents)
Tại mục “Save as type” → chọn:
Word Template (*.dotx) hoặc Word Macro-Enabled Template (*.dotm) nếu có macroĐặt tên file mẫu → Nhấn Save
📌 Lưu ý: Template sẽ không bị thay đổi khi bạn mở và điền nội dung mới, vì Word sẽ tự tạo một bản mới từ file gốc.
📂 3. Cách sử dụng template đã tạo
✅ Mở từ giao diện Word:
Mở Word → chọn File > New > Personal
Bạn sẽ thấy các mẫu (template) cá nhân đã lưu
Click vào mẫu → Word sẽ mở bản sao mới để bạn điền
✅ Hoặc mở trực tiếp từ file .dotx:
Double click vào file .dotx → Word tự mở bản sao mới
Nhập nội dung → Save As thành file Word bình thường .docx
🖌️ 4. Mẹo cá nhân hóa template chuyên nghiệp
| Mẹo thực hiện | Lợi ích thực tế |
|---|---|
| Dùng Quick Parts để tạo khối nội dung lặp lại | Tự động điền tên công ty, địa chỉ, mã số… |
| Chèn Placeholder bằng dấu ngoặc kép | Dễ dàng nhận biết chỗ cần điền (ví dụ: [Tên nhân viên]) |
| Dùng Content Controls (Developer tab) | Tạo form có thể nhập dữ liệu hoặc chọn từ danh sách |
| Chèn logo, tiêu đề, style riêng | Giao diện thống nhất – nhận diện thương hiệu cá nhân |
📌 Nếu bạn thường xuyên làm hợp đồng, phiếu thông tin, thì template là trợ thủ không thể thiếu!
⚠️ 5. Lưu ý khi chia sẻ template
✅ Khi gửi cho người khác, bạn nên gửi bản .docx đã điền nội dung – KHÔNG gửi file .dotx
✅ Template có thể bị chỉnh sửa nếu mở nhầm file gốc → nên để file mẫu ở chế độ “Read Only”
✅ Backup định kỳ file template nếu bạn có nhiều mẫu khác nhau
🧠 6. Những loại tài liệu nên dùng Template
| Loại tài liệu | Có thể tạo template không? |
|---|---|
| Báo cáo công việc hàng tuần | ✅ Có thể |
| Hợp đồng lao động | ✅ Có thể |
| Hồ sơ xin việc | ✅ Có thể |
| Giáo án, đề cương bài giảng | ✅ Có thể |
| Đơn xin nghỉ phép | ✅ Có thể |
| Phiếu thu/chi | ✅ Có thể |
🎯 Chỉ cần thiết kế mẫu một lần – tiết kiệm hàng giờ sau này!
Bạn thấy đó, việc tạo template Word đơn giản nhưng lại giúp giảm áp lực công việc lặp đi lặp lại, tăng sự chuyên nghiệp và nhất quán.
❗ Nhưng nếu thiết bị của bạn chạy Word quá chậm, mở template lâu, dễ bị treo thì hiệu quả cũng không cao.
👉 Hãy ghé ngay Di Động 3 Tốt để được tư vấn máy tính học tập – văn phòng:
✅ Cấu hình chạy Word mượt
✅ Hỗ trợ cài đặt template, phần mềm miễn phí
✅ Hướng dẫn sử dụng Word từ A–Z
📍 Cơ sở 1: 41 Quang Trung, TP. Thái Bình (Hưng Yên)
📍 Cơ sở 2: 145 Quang Trung, TP. Thái Bình (Hưng Yên)
📞 Hotline: 0828.17.17.17
💬 Liên hệ nhanh: Fanpage & Zalo
✨ Di Động 3 Tốt – Chất lượng tốt nhất – Giá thành tốt nhất – Hậu mãi tốt nhất.
Viết bình luận